Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste (asiakas- ja markkinointirekisteri)

1. Rekisterinpitäjä

Tasokoti Oy
Niittyläntie 1, 00620 Helsinki
[email protected]
Puhelin: 050 346 2241

2. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

siivouspalveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen
asiakassuhteen hoitaminen ja viestintä
tilausten käsittely ja sopimusten hallinta
laskutus ja maksuliikenne
asiakaspalvelu ja reklamaatioiden käsittely
toiminnan kehittäminen
markkinointi ja viestintä nykyisille ja entisille asiakkaille

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

sopimukseen, kun asiakas tilaa palveluita
lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. kirjanpito)
oikeutettuun etuun, kun käsitellään asiakassuhteeseen perustuvaa viestintää ja markkinointia
suostumukseen, silloin kun se erikseen pyydetään (esim. uutiskirjeen tilaus ilman asiakassuhdetta)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

Asiakkaan perustiedot:

nimi
osoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:

tilatut palvelut ja tilaushistoria
laskutus- ja maksutiedot
asiakaspalautteet ja yhteydenotot
palvelun toteuttamiseen liittyvät ohjeet

Palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot:

kohteen tiedot (esim. osoite ja erityisohjeet)
pääsyyn liittyvät tiedot (ks. kohta 6)

6. Avaimet, kulkukoodit ja pääsytiedot

Palvelun toteuttaminen voi edellyttää pääsyä asiakkaan tiloihin. Tällöin voidaan käsitellä:

avaimia ja avaintietoja
kulkukortteja tai tunnisteita
ovikoodeja tai muita pääsytietoja

Käsittelyn periaatteet:

tietoja kerätään vain, kun se on palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä
tietoja käsittelevät vain siihen oikeutetut työntekijät tai alihankkijat
tietoja säilytetään vain tarvittavan ajan
tiedot poistetaan tai hävitetään turvallisesti asiakassuhteen päättyessä
avaimia tai pääsytietoja ei säilytetä tunnistetietojen kanssa yhdistettävissä muodossa

7. Työntekijöiden pääsy- ja kulunhallinta

työntekijöille annetaan pääsy tietoihin ja kohteisiin vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa

käyttöoikeuksia hallitaan ja valvotaan
henkilöstöä ohjeistetaan tietosuojaan ja tietoturvaan
alihankkijoilta edellytetään vastaavaa tietosuojan tasoa

8. Tietojen lähteet

Tietoja kerätään:

asiakkaalta itseltään
verkkosivujen lomakkeiden kautta
sähköpostitse ja puhelimitse
palvelun tilaamisen yhteydessä

9. Tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa:

yrityksen työntekijöille palvelun toteuttamiseksi
alihankkijoille palvelun edellyttämässä laajuudessa
taloushallinnon ja maksuliikenteen palveluntarjoajille

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

10. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella käytettävien järjestelmien kautta.
Tällöin varmistetaan tietosuojan riittävä taso lainsäädännön mukaisesti.

11. Tietojen säilytysaika

Asiakastiedot: 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä
Markkinointia varten käsiteltävät tiedot: enintään asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen
Pääsytiedot: poistetaan, kun niitä ei enää tarvita
Laskutustiedot: kirjanpitolainsäädännön mukaisesti

12. Markkinointi

Yritys voi lähettää sähköistä viestintää:

nykyisille asiakkaille
entisille asiakkaille asiakassuhteeseen perustuen

Markkinointia ei kohdisteta satunnaisille kuluttajille ilman asiakassuhdetta, ellei siihen ole saatu suostumusta. Rekisteröity voi kieltää markkinoinnin milloin tahansa.

13. Tietojen suojaus

Henkilötiedot suojataan:

teknisin ja organisatorisin toimenpitein
käyttöoikeuksien hallinnalla
turvallisilla tietojärjestelmillä

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

tarkastaa omat tietonsa
pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
peruuttaa suostumus

Pyynnöt voi esittää sähköpostitse.

15. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

16. Evästeet

Lisätiedot evästeistä löytyvät erillisestä evästeselosteesta.

17. Muutokset selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.